Telefonická zpráva je krátká, ale důležitá zpráva zaslaná telefonicky. Nejčastěji tedy informují o konání schůzek, zasedání, schůzek. Telefonní zpráva může také obsahovat naléhavý příkaz od vedoucího. Telefonní zprávy jsou příchozí, které přijímáte, a odchozí, které přenášíte. Oba typy mají podobný design.
Instrukce
Krok 1
V levém horním rohu listu papíru umístěte celé jméno vaší organizace a případně název strukturální jednotky, například „Správa města N.“a ministerstvo školství.
Krok 2
V pravém horním rohu napište příjemce telefonní zprávy. Uveďte pozici, příjmení a iniciály osoby: „Ředitel školy č. 37 Ivanov II.“Pokud je více adresátů, není nutné uvádět příjmení: „Ředitelé škol ve městě N.“. K telefonické zprávě připojte kompletní seznam institucí, kterým byla odeslána.
Krok 3
O dva řádky níže vložte slovo „Telephonogram“a jeho sériové číslo. U odchozí telefonní zprávy uveďte níže datum jejího sestavení.
Krok 4
Poté následuje vlastní text telefonické zprávy: „22. února v 17:00 se bude konat setkání v oddělení školství o zlepšení činnosti škol města. Docházka ředitelů škol je přísně povinná. “Při přípravě textu telefonické zprávy se vyhýbejte slovům a frázím, které jsou obtížně srozumitelné a těžko vyslovitelné. Pamatujte, že zpráva by měla být informativní a krátká - ne více než 50 slov.
Krok 5
Při přenosu telefonních zpráv vyslovujte slova jasně, zejména adresy, příjmení, jména a příjmení lidí, názvy ulic, data a časy událostí. Na konci si nezapomeňte přečíst text znovu a ujistěte se, že váš partner vše správně zapsal. Při přijímání zpráv po telefonu pozorně poslouchejte. Máte-li jakékoli dotazy, okamžitě je objasněte.
Krok 6
Pod hlavním textem je pozice, příjmení a iniciály vedoucího, který podepsal telefonní zprávu: „Vedoucí odboru školství Petrov P. P.“Odchozí dokument musí také obsahovat jeho osobní podpis.
Krok 7
V dolní části stránky zadejte informace o zaměstnancích, kteří pracovali s telefonní zprávou. Obvykle je nalevo uvedena poloha, příjmení a iniciály osoby, která zprávu poslala, její telefonní číslo do kanceláře a datum a čas přenosu. Vpravo jsou informace o osobě, která dokument přijala: pozice, příjmení a iniciály, telefonní číslo, datum a čas přijetí.
Krok 8
Odchozí telefonní zpráva je vyhotovena v jedné kopii a uložena do speciální složky. Je lepší mít příchozí zprávu ve dvou kopiích: první dáte manažerovi pro další práci, druhou dáte do složky pro úschovu.
