Některá písmena končí tak neurčitě, že je adresát zmatený: musí znovu přečíst text, aby pochopil podstatu. Kvůli nedostatku času může příjemce dopis zahodit nebo udělat něco, čím by se rozptýlil a už se nebude ponořit do uvedené situace. Jasný, výstižný a kompetentní konec zdůrazňuje respekt ke čtenáři a pomáhá rychle reagovat na požadavek nebo požadavek.
Instrukce
Krok 1
Do tří bodů uveďte, co jste chtěli říct. Může se zdát, že myšlenky jsou podány jasně, ale vnímání informací závisí na stavu čtenáře. Proto si znovu přečtěte text a zapište si tři hlavní myšlenky zvlášť. Mohou to být fakta, data, jména atd. Emoce zde nejsou potřeba, napište krátce, několika slovy, protože stačí shrnout, připomenout hlavní body.
Krok 2
Napište tři akce pro příjemce e-mailu. Reakce lidí mohou být nepředvídatelné. Zdá se vám, že na předložené informace je možné jednoznačně reagovat, ale člověk to dělá v závislosti na individuálních zvycích a záměrech. Pokud jasně neřeknete, co od čtenáře očekáváte, nerozumí ani neřekne, že nerozuměl.
Krok 3
Uspořádejte seznam z předchozích kroků v sestupném pořadí podle důležitosti. Konec dopisu někdy připomíná poslední slovo na jednání soudu: na tom závisí dojem příjemce dopisu, závěry a důsledky. Odeberte ze seznamu položky, které lze vynechat, aniž by byl ohrožen význam zprávy. Zbývající krátký seznam umístěte na konec dopisu, aby čtenáři nic nepropáslo.
Krok 4
Uveďte časový rámec. Pokud čekáte na reakci na dopis, upřesněte svá očekávání. Někteří lidé mají tendenci zdržovat až do posledního, takže určení konkrétního času nemusí být zbytečné.
Krok 5
Zanechte své kontaktní údaje. Váš korespondent by měl být schopen rychle najít váš telefon. Předvídejte takové situace a pro případ uveďte do dopisu potřebné informace, i když jste si jisti, že je příjemce má.
Krok 6
Buďte zdvořilí, řekněte něco hezkého, děkuji za váš čas. Adresát bude reagovat ochotněji a rychleji se ozve, pokud ho dopis potěší nebo mu znemožní nepříjemné zážitky.
Krok 7
Nezapomeňte podepsat zprávu svým jménem: to vytváří pocit skutečné komunikace. Je důležité, aby se člověk soustředil na odpověď a vzal ji zodpovědně. Jděte příkladem a lidé s vámi budou zacházet stejně.
