V dnešní době se dopisy již stávají vzácností a věcí minulosti. To však neplatí pro obchodní korespondenci. Oficiální dopis je dokument, pomocí kterého se navazují kontakty a zaznamenávají všechny hlavní fáze obchodních vztahů. Schopnost správně psát obchodní sdělení odráží kvalifikaci oponenta a celé firmy.
Je to nutné
- - kousek papíru
- - pero nebo počítač s tiskárnou
Instrukce
Krok 1
Pro svůj obchodní dopis použijte oficiální hlavičkový papír. Bez ohledu na to, zda je dokument napsán v elektronické podobě nebo ručně, musí obsahovat logo vysílající společnosti. Hlavičkový papír musí dále obsahovat telefonní čísla, faxová čísla, webové a e-mailové adresy a poštovní adresu společnosti. Nezapomeňte ponechat okraje na okrajích, které jsou nezbytné, aby byla zajištěna možnost archivace ve složce archivu: 3 cm na levé straně a 1,5 cm na pravé straně.
Krok 2
Při psaní dopisu se držte formálního stylu. Obchodní dokument musí být jednoznačný. Nezapomeňte předmět zahrnout do svého e-mailu. Nepoužívejte emotikony v obchodní korespondenci. V případě pokračování korespondence je nutné zanechat dopis ve formě citátu, na který se odpověď píše. Není nutné citovat celý text jako celek, můžete se omezit pouze na fragmenty, na které jsou odpovědi složeny. V takovém případě bude pro soupeře snazší pochopit souvislost mezi vaší odpovědí a jeho dopisem.
Krok 3
Začněte obchodní dopis se zdvořilou adresou, například: „Milý Ivan Petroviči!“Odvolání musí být soustředěno na stránce. Jméno je napsáno celé, použití iniciál je v tomto případě nepřijatelné. Poté následuje úvodní část, kde by měl být shrnut účel dopisu. Hlavní částí dokumentu je další část, která podrobně popisuje řešení hlavních problémů. Závěrem je shrnutí i odvolání k adresátovi s uvedením očekávání odesílatele od adresáta nebo s konkrétním návrhem na vyřešení problému uvažovaného v dopise.
Krok 4
V závěrečné části buďte co nejpřesnější. Nikdy nedělejte rozhodnutí pro svého adresáta. Lepší vyjádření naděje, že problém bude podle vašeho názoru vyřešen nejlepším způsobem. Je neetické spěchat adresáta pomocí slov jako „okamžitě“a „naléhavě“. Použijte správnější formulář: „Odpovězte prosím v takovou dobu.“V obchodním dopise musí být podpis ve formální formě. Například: „S pozdravem Ivan Sergejevič Vasiljev.“Do podpisu uveďte také svůj titul, kontaktní informace a název společnosti.
