Jakékoli veřejné nebo profesní sdružení má řídící orgán, který musí s četností uvedenou v jeho listině svolat všechny zúčastněné strany k pořádání zpráv a volebních schůzek. Vstup na taková setkání je otevřen všem členům dané společnosti nebo delegátům ze skupin účastníků, čímž si uplatňuje své právo účastnit se jejích činností.
Instrukce
Krok 1
Přemýšlejte o programu schůzky. Vzhledem k tomu, že zpráva a volby jsou jednou z důležitých otázek, očekává se, že účast bude v tomto případě maximální. Kromě těchto témat proto můžete do programu zahrnout další naléhavé problémy, o kterých budete diskutovat s členy vašeho sdružení. Rozhodněte o čase a místě, kde se bude konat zpravodajská a volební schůze. Místnost, kde se má konat, musí být veřejná a dostatečně prostorná, aby vyhovovala všem.
Krok 2
Informujte všechny zúčastněné strany o zprávách a volebních schůzkách. K tomu je třeba rozeslat pozvánky s uvedením pořadu jednání, data a místa schůzky. Zveřejňujte oznámení s touto informací na místech, kde je vidí největší počet členů sdružení. V případě potřeby umístěte takovou reklamu do médií a televize.
Krok 3
Zajistěte, aby registrace účastníků začala půl hodiny před zahájením schůzky. Přiřaďte dostatečný počet registrátorů, aby do začátku akce měli všichni příchozí možnost zadat své osobní údaje. Obvykle se jedná o příjmení, jméno a příjmení, organizaci nebo její strukturální jednotku, adresu místa registrace nebo bydliště, kontaktní údaje.
Krok 4
Volit předsedu a tajemníka schůze. Vezměte prosím na vědomí, že předseda zvoleného orgánu nemůže být zvolen předsedou shromáždění. Je-li to nutné, stanoví-li to statutární dokumenty, zvolte pověřovací výbor, který kontroluje pravomoci poslanců, jsou-li voleni ze skupin členů sdružení.
Krok 5
Tajemník musí dodržet zápis. V zápisu uveďte počet delegátů nebo členů sdružení přítomných na schůzi, kdo byl zvolen předsedou, tajemníkem a s jakými výsledky hlasování.
Krok 6
Předseda voleného orgánu vypracuje zprávu o provedené práci. V protokolu odrážejte celkové hlasování hodnocením - ať už je uznáno jako uspokojivé nebo ne. Schůze musí vyslechnout návrhy na nové složení voleného orgánu, projednat a hlasovat o každém kandidátovi zvlášť. Výsledky hlasování zaznamenejte do zápisu.
Krok 7
Po projednání všech otázek, které byly v agendě nastoleny, je musí předseda schůze uzavřít a podepsat spolu se sekretářkou zápis z jednání.
