Náš společenský a podnikatelský aktivní život je často spojen s účastí na různých druzích setkání - ať už je to setkání akcionářů, valná hromada členů družstva, HOA nebo jakákoli jiná veřejná setkání. Úlohou těchto setkání je řešit a dokumentovat zásadní otázky, které se vztahují k činnosti veřejných organizací nebo právnických osob. Správná reflexe v dokumentech rozhodnutí přijatých na zasedání potvrzuje jejich legitimitu a je právním dokumentem.
Instrukce
Krok 1
K vypracování zápisu z jednání použijte standardní listy A4 na psaní. Název zápisu musí obsahovat název dokumentu a úvodní část odrážející důvod, proč se schůze občanů nebo akcionářů konala.
Krok 2
Pod nadpisem uveďte datum schůzky a adresu, na které se konala, a také počet přítomných. Pokud přítomní označili svou účast v souladu s registračním listem, pak to musí být zohledněno také v protokolu. Odrážejte formu schůzky: předběžným průzkumem, soukromou objednávkou s osobní přítomností nebo kombinovanou formou účasti.
Krok 3
Uveďte příjmení, křestní jména a příjmení předsedy a tajemníka zvoleného schůzí, odrážejte počet hlasů odevzdaných pro, proti a zdržení se kandidatury.
Krok 4
Popište seznam čísel pořadu jednání, počínaje těmi nejnaléhavějšími, očíslujte je a záznamy projevů, debat a hlasování pro každé číslo začněte jejich číslem. Při záznamu projevů je nutné uvést pouze hlavní podstatu předložené zprávy. Mělo by být uvedeno stručně, ale ve formě, která vylučuje nejednoznačnost. V případě potřeby lze text projevu připojit k zápisu. Všechny poznámky a poznámky týkající se podstaty řeči by měly být uvedeny s uvedením jmen.
Krok 5
Záznam každého čísla musí končit rozhodnutím přijatým s uvedením výsledků hlasování. Po textu diskuse o všech otázkách pořadu jednání uveďte, že obecné rozhodnutí schůze bylo prohlášeno za uzavřené.
Krok 6
Podepište zápis předsedou a tajemníkem schůzky a uložte je u své organizace nebo jejího předsedy.
