Obchodní korespondence je nepostradatelnou součástí produkční činnosti jakékoli organizace, podniku, společnosti. Jako každý jiný postup je regulován. Na obsah a podobu úředního dopisu jsou kladeny určité požadavky.
Instrukce
Krok 1
Nejprve si přečtěte GOST R 6.30-2003, který podrobně popisuje všechny požadavky na design oficiálního dopisu, jsou nastaveny velikosti písma a okraje.
Krok 2
Napište oficiální dopis na hlavičkový papír vaší organizace. Musí obsahovat celé jméno, bankovní a právní údaje, kontaktní čísla, běžnou a e-mailovou adresu.
Krok 3
V pravém horním rohu uveďte příjmení, jméno a příjmení adresáta, jeho pozici a název organizace. Napište podrobnou poštovní adresu organizace příjemce, nezapomeňte uvést rejstřík.
Krok 4
V levém horním poli je obvykle místo pro odchozí registrační číslo tohoto dopisu a datum jeho registrace. Také byste tam měli napsat předmět dopisu. Mělo by to být uvedeno ve zkratce, jednou větou. Upřesnění předmětu pomůže adresátovi rychle určit provedení dopisu a rozhodnout, komu bude svěřena příprava podkladů a odpovědi.
Krok 5
Jakýkoli dopis, i když oficiální, začíná pozdravem. Je žádoucí, aby obsahoval celé jméno a příjmení adresáta. Začněte pozdrav slovem „Vážený“. Jméno a příjmení adresáta, pokud s ním osobně nejste obeznámeni, můžete jej kdykoli zjistit na internetu nebo zavoláním do společnosti, kde pracuje. Nezanedbávejte tuto maličkost, protože od první fráze je důležité vyhrát nad osobou, jejímž jménem píšete dopis.
Krok 6
V prvním odstavci před uvedením hlavního obsahu dopisu proveďte krátký úvod - připomeňte adresátovi předchozí okolnosti, poskytněte statistiky nebo jiné základní informace, které budou nezbytné k lepšímu pochopení podstaty vaší zprávy. První úvodní odstavec by měl začínat slovy: „Zároveň vám posíláme …“, „Podle dosažených dohod …“nebo „Vzhledem k tomu, že …“atd.
