V dnešní době, kdy mnoho ruských podniků má obchodní partnery v zahraničí, se výměna delegací stala normou. To pomáhá seznámit se s produkcí na místě, osobně se seznámit s těmi, s nimiž pracovat, posoudit situaci a rychle vyřešit obchodní problémy. Při setkání s delegací je třeba vzít v úvahu některé organizační problémy.
Instrukce
Krok 1
Ve fázi přípravy prodiskutujte velikost delegace a vezměte v úvahu, že pracovní problémy jsou vyřešeny čím rychleji, tím menší je. Také vyberte sestavu své strany tak, aby počet účastníků byl přibližně stejný jako počet těch, se kterými se setkáte. Diskutujte, v jakém jazyce budou jednání probíhat, a připravte tlumočníka, i když hosté přijdou s vlastním.
Krok 2
Zjistěte více o problémech, které jsou kompetentní řešit toho či onoho člena delegace, protože na Západě je podřízenost velmi přísně dodržována. Měli byste se obrátit na jednoho z hostů, abyste si byli jisti, že má podle svých povinností právo poskytovat informace.
Krok 3
Předem prodiskutujte ty problémy, které bude třeba vyřešit, a připravte všechny potřebné materiály. Diskutujte o tom, jaké dokumenty budou podepsány po skončení jednání. Dohodněte se na harmonogramu - v kolik hodin začnou, jak dlouho vydrží a kdy budou přestávky.
Krok 4
Pokud je delegace vedena dostatečně významnou osobou, pošlete pozvánku co nejdříve, abyste zdůraznili respekt a zvýšili pravděpodobnost, že se návštěva uskuteční a že během této doby nebude mít tato osoba naplánována další setkání.
Krok 5
Připravte si samostatnou pohodlnou zasedací místnost a zajistěte, aby měl každý účastník schůzky pohodlné místo. Zásobte se nealkoholickými nápoji, kávou, sušenkami a krásnými pokrmy. Pokud vám to nevadí, nezapomeňte si dát popelníky, aby si přítomní mohli během schůzky zapálit cigaretu.
Krok 6
Dohodněte se, zda bude nutné vyjednávání zaznamenat, obě strany musí souhlasit. Ujistěte se, že hosté sedí naproti dveřím, díky tomuto psychologickému triku se budou cítit uvolněněji. A během schůzky se nenechte rozptylovat telefonními hovory.
Krok 7
Pro hezkou a usměvavou dívku je lepší setkat se s delegací a odnést ji na místo jednání. Může čekat na hosty ve vestibulu budovy, kde se budou jednání konat. Když hosté dorazí na místo setkání, je nutné okamžitě představit obě delegace navzájem, aby tak mohli učinit ti, kteří chtějí sedět vedle nich.
