Když si v moderní společnosti ceníme každou minutu času, staly se telefonní hovory nejběžnější formou komunikace mezi lidmi. Přátelé a známí, příbuzní a přátelé komunikují pomocí telefonické komunikace, probíhají obchodní jednání. Jak správně mluvit po telefonu?
Základní pravidla, která je třeba dodržovat při telefonování, by měla být stejná pro všechny zaměstnance:
- Přijímejte všechny příchozí hovory.
- Zvedněte telefon bezprostředně po hovoru, aniž byste museli klienta hodiny zavolat do zařízení.
- Při příjmu hovoru nezapomeňte pozdravit, pojmenovat organizaci a představit se.
- Pokud se volající nepředstaví, zdvořile zjistěte jméno a příjmení s větou: „Jak vás mohu kontaktovat?“
- Musíte mluvit správně po telefonu a snažit se v konverzaci nepovolit fráze: „Co potřebujete“, „Nikdo není“, „nic nevím.“To podkopává prestiž instituce a způsobuje nejednoznačný přístup k zaměstnancům, což vede k pochybnostem o jejich odborné způsobilosti.
- Sledujte svou výslovnost, intonaci a rychlost řeči a ujistěte se, že vám volající dobře rozumí.
- Pokud je během telefonního hovoru zapnuta druhá telefonní linka, musíte se prvnímu účastníkovi omluvit, zvednout přijímač a informovat druhého účastníka, že jste zaneprázdněni. Nezapomeňte se ho zeptat, jestli to bude očekávat, nebo mu později zavoláte. Teprve poté pokračujte v konverzaci s prvním předplatitelem.
- Pokud volající požádá o zaměstnance, který je v současné době nepřítomný, nezapomeňte se omluvit a určit čas, kdy bude na pracovišti.
- Pozorně poslouchejte předplatitele, snažte se ho nepřerušovat ani se s ním hádat. Toto je nejlepší způsob, jak získat potřebné informace od partnera.
- Na konci rozhovoru děkuji za hovor.
Při telefonování s přáteli a rodinou existují jemnosti. Nezapomeňte na pravidla dobré formy. Před samotnou konverzací doporučují psychologové vytvořit jednu nebo dvě úvodní věty a teprve poté pokračovat v konverzaci. Zeptejte se přítele, jestli má volný čas na telefonování. Podle etikety by konverzaci měl zastavit ten, kdo zavolal.
Pokud se budete držet těchto jednoduchých pokynů, budou vám telefonní hovory skvělým způsobem, jak komunikovat s mnoha lidmi.
