Personální oddělení jakékoli organizace se často potýká s nutností upravovat osobní údaje zaměstnanců. Jak správně vydat pracovní smlouvu, pracovní knihu a osobní kartu zaměstnance v souvislosti se změnou příjmení?
Instrukce
Krok 1
Přijměte od zaměstnance žádost o změnu osobních údajů v souvislosti se změnou příjmení (z rodinných a jiných důvodů). Vydejte objednávku na potřebu provést změny ve všech dokumentech zaměstnanců, které jsou spravovány personálním oddělením a účetnictvím. Objednávka musí být zaregistrována v protokolu objednávek. S objednávkou seznámte personální oddělení, účetní oddělení a samotného zaměstnance.
Krok 2
Před provedením změn v pracovní smlouvě je třeba se zaměstnancem uzavřít dobrovolnou dohodu. Po uzavření dohody lze ve smlouvě provádět změny přeškrtnutím starého názvu a vepsáním nového nad příslušný sloupec. Pro potvrzení zákonnosti pozměňovacích návrhů uveďte název a číslo dokumentu, na jehož základě byly pozměňovací návrhy provedeny (například osvědčení o sňatku / rozvodu). Poté jsou údaje změněné ve sloupci „Příjmení“potvrzeny zaměstnavatelem a zaměstnancem.
Krok 3
Na základě dokumentů potvrzujících legálnost změn v osobních údajích zaměstnance dochází také k úpravám v pracovní knize (na první straně nebo titulní straně). Předchozí příjmení je přeškrtnuto jedním řádkem, poté je v horní části tohoto záznamu uvedeno nové. Odkazy na příslušné certifikáty (a další dokumenty) jsou uvedeny na vnitřní straně obálky pracovní knihy. A právě tento záznam je ověřen podpisem zaměstnavatele a pečetí personálního oddělení.
Krok 4
Na osobní kartě zaměstnance je jeho předchozí příjmení přeškrtnuto jedním řádkem a dále je uvedeno nové (nebo výše). Název a číslo dokladu, na jehož základě jsou provedeny změny, jsou uvedeny naproti sloupci „Příjmení“. Informace o dokumentu lze zadat do sloupce X na osobní kartě („Další informace“). Tyto změny musí být potvrzeny referentem lidských zdrojů.
