V každé kanceláři a ve výrobě zaměstnanci často pracují s různými druhy dokumentů, takže schopnost vypracovávat úřední, obchodní dokumenty je nezbytná pro každého. Současně existují obecné požadavky, které je třeba dodržovat při vypracování jakéhokoli dokumentu - obchodní dopis, objednávka, pozice, instrukce atd.
Instrukce
Krok 1
Začněte sepsáním dokumentu vyjasněním jeho proveditelnosti a řady problémů, které je třeba vyřešit. To vám pomůže určit typ dokumentu a jeho formu, což do značné míry určuje povahu a styl prezentace jeho obsahu.
Krok 2
Projděte si vládní a agenturní zákony a předpisy, které upravují způsob řešení těchto problémů. Toto je velmi důležitá fáze, která ukazuje vaši gramotnost a umožňuje vám vypracovat dokument, který plně splňuje zavedený postup zpracování a řešení pracovních problémů. To také pomůže určit adresáta, schvalovací a koordinační orgán a zajistit, aby obsah tohoto dokumentu a jeho forma působnosti této organizace.
Krok 3
Prostudujte texty správních a regulačních dokumentů, aby vypracovaný dokument s nimi nebyl v rozporu, aby je neduplikoval. K tomu je nutné mít elektronickou databázi těchto dokumentů.
Krok 4
Shromážděte informace o opodstatněnosti problémů, které je třeba vyřešit, vypracujte návrh dokumentu. Při psaní používejte textové šablony a standardní fráze a výrazy tradičně používané v obchodních dokumentech. Prozkoumejte další dokumenty, které byly vyvinuty ve vaší organizaci nebo rovnocenném podnikovém systému, a vezměte jejich styl psaní jako základ.
Krok 5
Účelem hlavního textu dokumentu je přesvědčit nějakou akci. Musí to být rozumné a logické. Znění musí být přísně dodržováno z právního hlediska. Na prvním místě jsou požadavky na spolehlivost a objektivitu předkládaných informací. Text by měl být přesný, co možná nejvíce informativní a výstižný. Přirozeně by v něm neměly být žádné gramatické, interpunkční nebo stylistické chyby. V případě, že v dokumentu uvedete informace obsažené v jiném zdroji nebo dokumentu, musíte označit všechny jeho výstupy.
Krok 6
Upravte koncept dokumentu a koordinujte jej s osobami, které jsou k tomu oprávněny. Poté vystavte dokument v souladu s přijatými normami a podepište jej.
