Pokud je vaše organizace odpovědná za pořádání vědecké konference nebo je jmenována odpovědnou za toto, je to nejen čestná funkce, ale také skvělá organizační práce, při které je třeba zohlednit všechny malé věci.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte organizační výbor konference, jehož složení bude určeno objednávkou. Určete předsedu, který povede a koordinuje členy výboru. Určete načasování konference a podmínky ustaveného výboru. V objednávce uveďte, jak zaplatíte za zaměstnance, kteří jsou jejími členy. Zašlete oznámení o konferenci a v příloze uveďte požadavky na zprávy, objem abstraktů a termín jejich podání.
Krok 2
Rozhodněte o zdrojích financování, může to být cílené financování z rozpočtu, přilákání sponzorů a prostředků samotných účastníků konference.
Krok 3
Zasílejte pozvánky všem potenciálním účastníkům konference a plánovanému programu konference. Rozhodněte o počtu účastníků a řečníků ochotných sdílet svůj vědecký vývoj a výsledky výzkumu s kolegy. Zeptejte se účastníků, jestli si potřebují rezervovat hotelový pokoj a provést rezervaci.
Krok 4
Dohodněte se s tiskárnou na zveřejnění abstraktů zpráv v samostatné brožuře a v případě potřeby objednejte program akce k distribuci účastníkům odznaky s jejich jmény, iniciálami a názvem organizace.
Krok 5
Podle počtu účastníků určete, kolik místnosti potřebujete, a pronajměte si speciální místnost vybavenou pro pořádání akcí tohoto druhu. Zamyslete se nad tím, jaké vybavení bude nutné dodatečně vybavit, zkontrolujte dostupnost požadovaného počtu počítačových zásuvek, promítacích pláten atd. Zvažte provoz bufetu, kde si účastníci schůzky mohou během přestávek dát šálek kávy a občerstvení.
Krok 6
Zamyslete se nad programem konference, v případě potřeby jej rozdělte na části. Zvažte, kde lze takové sekce uspořádat. Zvažte projevy hostů konference, organizátorů a účastníků programu. Objednejte si psací potřeby pro účastníky konference - standardem jsou odznaky, poznámkové bloky a pera.
Krok 7
Vytvořte balíčky dokumentů, propagačních materiálů a papírnictví, které budou spolu s odznaky rozdány účastníkům konference.
