Tiskové konference jsou důležitou součástí PR aktivit každé společnosti. Díky nim mohou média a zainteresovaná veřejnost dostávat aktuální informace doslova z první ruky od oficiálních zástupců konkrétní organizace a vedení společností může vyjádřit svůj postoj k otázkám, které jsou pro ně nejdůležitější. Aby však tisková konference přinesla opravdu dobré výsledky, musí být řádně organizována.
Instrukce
Krok 1
Pokud jste pověřeni organizací a pořádáním tiskové konference, nejprve si určete, jaké cíle chcete dosáhnout: řekněte o úspěchu vaší společnosti, upozorněte veřejnost na nějaký problém, představte určitou veřejnou osobu ve vítězném světle atd. P. Poté zvolte místo a čas pro tiskovou konferenci. Mějte na paměti, že tyto činnosti se nejlépe provádějí uprostřed pracovního týdne (úterý – středa – čtvrtek) ráno nebo odpoledne, nejpozději však do 16:00.
Krok 2
Vyberte místo pro pořádání tiskové konference na základě organizačních schopností vaší společnosti a počtu plánovaných pozvaných. Pamatujte, že pro členy tisku je vyžadováno dostatečné sezení. Předem se ujistěte, že v místnosti jsou mikrofony, promítací plátna (pokud je to nutné) a volný prostor pro instalaci televizních kamer.
Krok 3
Vytvořte seznam médií a organizací, jejichž zástupce byste na vaší akci rádi viděli. Připravte a rozesílejte tiskové zprávy a pozvánky nejméně dva týdny před plánovanou událostí. Po zaslání pozvánky je vhodné osobně zavolat adresátům a dozvědět se o jejich rozhodnutí zúčastnit se nebo nezúčastnit se tiskové konference. Nebudete tedy pouze specifikovat počet budoucích hostů, ale také si připomenout vaši událost, pokud na ni lidé zapomněli nebo neobdrželi vaši tiskovou zprávu.
Krok 4
Připravte potřebné prezentační materiály pro všechny budoucí účastníky tiskové konference. Sada účastníka obvykle obsahuje kopii tiskové zprávy, seznam úředníků, kteří vystoupí na tiskové konferenci, s jejich plnými jmény a pozicemi, program (pořadí a témata projevů), reklamní a propagační materiály. Vypadá mnohem lépe, pokud jsou všechny prezentační materiály pro každého účastníka navrženy jako jedna sada ve firemní složce s logem organizace.
Krok 5
Pokud plánujete zavést akreditaci pro účastníky, informujte je o tom předem a řekněte jim, jaké údaje k tomu potřebujete (jméno, pozice, podrobnosti o pasu atd.). Připravte si předem jmenovky pro všechny účastníky a karty umístěné na stolech označující jména a tituly řečníků. Pokud je tisková konference plánována na dostatečně dlouhou dobu, ujistěte se, že podmínky pro její účastníky jsou pohodlné: bufet s nápoji a občerstvením, kuřácké pokoje a toalety, časový rozvrh přestávek na odpočinek.
Krok 6
Po tiskové konferenci nezapomeňte kontaktovat redakce médií, která se zúčastní, a zeptat se na materiály, které v důsledku toho vznikly. Pokud to nebylo předem dohodnuto, vyžádejte si kopie publikací.
