Archivní instituce nejen ukládají dokumenty, ale také poskytují občanům přístup k archivním informacím. Jedním ze způsobů, jak tuto možnost realizovat, je přístup k archivním dokumentům ve studovnách. Podívejme se blíže na to, kdo může studovny navštívit a jak fungují.
Čítárny ve státních historických archivech jsou potřebné, aby návštěvníci mohli pracovat s dokumenty. Výzkumníci zpravidla pracují s dokumenty za účelem psaní vědeckých prací, článků, knih a také těch, kteří zpracovávají genealogické stromy.
Chcete-li se dostat do čítárny, musíte přijít do archivu s průkazem totožnosti (pas, řidičský průkaz), vyplnit formulář žádosti a žádost označující téma práce. V mnoha archivech to nyní lze provést e-mailem, zasláním naskenovaných dokumentů a při návštěvě čítárny je musíte poskytnout v původní podobě.
Ti, kteří hledají příbuzné, jejichž informace jsou nezbytné za posledních 75 let, potřebují mít doklady prokazující příbuznost s nimi. Pokud tedy potřebujete informace o vstupu do Komsomolu svého dědečka z otcovy strany, musíte mít u sebe doklady svého otce a své doklady (rodný list, pasy, podle kterých můžete vystopovat příjmení a také oddací list) pro ženy). Kromě toho musí zaměstnanec studovny seznámit návštěvníky s pracovními pravidly.
Po papírování ve studovně jsou návštěvníkovi poskytnuty průvodce a další metodické pomůcky: seznamy, registry inventářů, rejstříky, katalogy) Poté je uživatel již seznámen se soupisy fondů.
Archivní inventář je archivní adresář obsahující systematizovaný seznam úložných jednotek archivního fondu, sbírky a určených pro jejich účtování a zveřejňování obsahu.
Návštěvník vypracuje požadavek, ve kterém označí vybrané případy. Limity počtu případů stanoví archivy v souladu s pracovními pravidly. Výzkumník nebude schopen přijímat soubory okamžitě, ale po uplynutí doby také stanovené pravidly archivu. Časové období je obvykle 1 až 3 dny. Faktem je, že tisíce dokumentů jsou uloženy v archivech a je prostě nemožné je rychle vyzvednout. Případy jsou uloženy ve velkých archivech, které mohou být dokonce umístěny v různých budovách, pokud má archiv několik budov. Hledání případů proto trvá nějakou dobu. Kromě toho musí zaměstnanci před jejich vydáním prohlédnout jednotlivé případy list-by-page a zaznamenat přítomnost všech dokumentů. Teprve poté se případy budou moci dostat do čítárny.
Musíte být také připraveni na skutečnost, že určité dokumenty mohou být pro uživatele uzavřeny. Důvodem je utajení některých informací (státní tajemství, osobní údaje atd.). Omezené dokumenty mohou zobrazit pouze pracovníci archivu. Pokud výzkumník potřebuje určité informace z těchto dokumentů, může si objednat osvědčení (sociálně-právní nebo tematické šetření), které bude provedeno ve stanoveném časovém rámci.
Navíc někdy lze omezení přičíst špatnému fyzickému stavu dokumentu.
Po vydání do studovny má výzkumný pracovník právo pracovat s dokumenty, dělat si z nich výpisy. Kopírování (fotografování, skenování, kopírování) je zpravidla placenou službou.
Poté, co výzkumný pracovník provede nezbytnou práci, jsou soubory předány zaměstnanci studovny, který je převede do archivního úložiště. Archiváři po jedné stránce kontrolují přítomnost a stav dokumentů a poté je umisťují.
Byla vytvořena určitá pravidla o tom, co lze a co lze dělat ve studovně. Například je přísně zakázáno nosit jídlo do čítárny, přicházet ve svrchním oblečení s velkými taškami a balíčky. S dokumenty je lepší pracovat v rukavicích - můžete tak zvýšit jejich bezpečnost a chránit se před prachem. Faktem je, že po převrácení prsty zůstanou na papíře stopy mastnoty na papíře, což ho také zničí. Nemůžete samozřejmě trhat listy, vytrhávat je z pouzdra, psát na ně. Koneckonců, každý archivní dokument obsahuje historii. Je sám o sobě jedinečný. Čím déle dokážeme ukládat dokumenty, tím déle nám mohou sloužit v náš prospěch.
