V životě každého člověka nastávají situace, kdy je nutné napsat dopis vysoce postaveným úředníkům. Mnoho lidí se ztratí a nemůže najít správná slova obchodním a logickým způsobem, aby vytvořili svou zprávu tak, aby dopis nebyl hoden do koše, ale bude určitě přečten až do konce a zodpovězen. Při psaní dopisu je třeba vzít v úvahu několik předpokladů.
Instrukce
Krok 1
Obchodní duch.
Odhoďte všechny emoce, i když je to někdy obtížné. Ve stavu vzrušení a rozrušení pravděpodobně nebudete psát text, který si váš příjemce přeje přečíst. Dopis se s největší pravděpodobností ukáže být chaotický. Přineste myšlenku, zkuste si dát do hlavy vše, co chcete říct, a vaše zpráva bude potom logická, co nejinformativnější a nejkonkrétnější. Šance, že nebude ignorován, se stonásobně zvýší.
Krok 2
Registrace.
Pro formalizaci úředních dopisů existují určitá pravidla. Pokuste se je alespoň částečně splnit. V horním rohu dopisu vložte krátký text - komu je dopis určen. Například:
Ministr školství a vědy Ruské federace A. A. Fursenko.
Níže můžete jmenovat jiného adresáta (pro větší spolehlivost). Například:
Kopírovat. Náměstek ministra školství a vědy Ruské federace M. V. Dulinov.
To znamená, že budete vědět, že kopie vašeho dopisu bude zaslána náměstkovi ministra.
Přímo tam, pod jmenovanými adresáty, je možné uvést, od koho dopis je. Ze skupiny učitelů střední školy č. 1, Moskva (list se jmény a podpisy je přiložen). Nebo: Od A. A. Ivanova, bydlící na: (úplná adresa). Data odesílatele však můžete umístit na konec dopisu.
Za takovýmto „nadpisem“je hlavní text. Vezmeme-li v úvahu, že oko kterékoli osoby (a ministr není výjimkou), ten horní fixuje snadněji, tj. úvodní část textu, musíte se pokusit zajistit, aby podstata vaší zprávy byla uvedena v prvních řádcích.
Krok 3
Požadavky na hlavní text. Je jich pět: jasnost (srozumitelnost), stručnost (stručnost), úplnost (úplnost), takt (zdvořilost), gramotnost. Pokuste se splnit všechny požadavky, není to tak obtížné, ale přístup k vašemu dopisu bude velmi pozitivní. Dokončení textu dopisu má být pouze „S pozdravem, skupina učitelů školy č.…“, „S pozdravem, Ivanova Anna Antonovna.“Poté datum a podpis.
