V práci se často setkáváme se situací, kdy je nutné uvést čas strávený nad každým úkolem. To pomáhá nejen našemu vedení vědět, co jsme někdy dělali, ale také nám pomáhá plánovat náš čas efektivněji.
Instrukce
Krok 1
Nejjednodušší způsob, jak určit pracovní dobu, je zapsat si ji každý den do notebooku. K tomu je nejlepší mít speciální notebook nebo deník. Zaznamenejte si čas potřebný k dokončení každého úkolu úlohy, i když se to zdá bezvýznamné. Následně může každá maličkost udělat velký rozdíl.
Krok 2
Pokud v práci nepotřebujete vyplňovat tabulku „Time Tracking“, je stále užitečné sestavit a vyplnit tuto tabulku sami. Nejpohodlnějším způsobem je vytvořit dokument v aplikaci Word nebo tabulku v aplikaci Excel. Podívejme se, jak správně označit provozní dobu.
Krok 3
Otevřete tabulku, ve které musíte uvést otevírací dobu. Zpravidla se jedná o tabulku „Exel“. Podívejte se na položky k vyplnění. Pokud nejsou k dispozici žádné přednastavené položky, vytvořte je sami, například „Pracovní doba“, „Projekt“, „Dokončená práce“. Vyplňte položku „Pracovní doba“tak, že si do prvního sloupce prvního sloupce zapíšete čas, který jste strávili řešením prvního problému. Přejděte do druhého sloupce druhého sloupce, kam chcete zapsat konkrétní projekt, na kterém jste pracovali. Obvykle se jedná o velký projekt, jehož součástí byl váš úkol. Položka se může jmenovat „Projekt“. Ve třetím sloupci musíte krátce, ve 2–3 slovech, popsat práci, kterou jste odvedli. Tento sloupec se může jmenovat Práce dokončena.
Krok 4
Vyplňte tabulku denně, abyste mohli na konci týdne nebo měsíce analyzovat její výsledky. Takže můžete vidět, kolik času jste obvykle strávili řešením konkrétního problému a v budoucnu případně upravit náklady na svůj pracovní čas.
Krok 5
Při vyplňování této tabulky v práci nezapomeňte ji včas zaslat vaší správě. Může se od vás vyžadovat podávání zpráv měsíčně, týdně nebo denně. Naplánujte si čas, kdy se budete zabývat vyplňováním tabulky, aby vás to neodvádělo od práce.
Krok 6
Pamatujte, že vyplnění takové tabulky je užitečné nejen pro kancelářské pracovníky, kteří ji často musí vyplnit. Dokonale také organizuje čas zástupce jakéhokoli povolání.
