V mnoha případech musíte určitým úřadům napsat úřední dopisy. V dnešní době je mnoho z nich zasíláno elektronicky, i když pravidla pro vypracování zůstávají stejná jako u fyzických verzí. Jak tedy potřebujete řádně vypracovat takovou dokumentaci?
Instrukce
Krok 1
Začněte zadáním pozice a jména adresáta. Například: „K hlavnímu inženýrovi JSC Polad Ivanov SS“. Poté napište své odvolání na začátek dopisu. Začíná to obvykle slovem „drahý“. Dále přichází celé jméno a příjmení adresáta. Můžete také napsat „Vážený pane Ivanově“, aniž byste uvedli jeho jméno. Adresa by měla být umístěna přesně uprostřed.
Krok 2
Ke svému odvolacímu dopisu napište preambuli. Jasně a stručně uveďte důvody a účel tohoto dopisu. Adresát z tohoto odstavce by měl pochopit celou podstatu dopisu. Začněte například takto: „Píšu vám o neuspokojivé kvalitě ložisek, ze kterých nám posíláte … od …“.
Krok 3
Vyplňte hlavní část dopisu. Skládá se zpravidla ze dvou až čtyř odstavců, které vyjadřují znepokojení nad otázkou uvedenou v preambuli. Také v této části uveďte všechny své myšlenky k této záležitosti a možnému řešení problému. Uveďte, jaká konkrétní opatření by měl adresát podniknout, aby tento problém v blízké budoucnosti vyřešil. Používejte jasné termíny, čísla a věty.
Krok 4
Napsat závěr. V této části formulujte shrnutí celého odvolacího dopisu. Příklad: „Jsem si jistý, že tuto nepříjemnou situaci vyřešíte, a v blízké budoucnosti bude naše spolupráce stejná jako dříve.“
Krok 5
Vložte oficiální podpis, který se skládá z názvu pozice a celého vašeho jména. Tomu obvykle předchází: „S úctou vaše“, „S pozdravem vaše“, „S nadějí na další spolupráci“atd. Vyberte si podle situace.
Krok 6
Vytvořte postscript nebo postscript. Tato malá část se nachází těsně pod podpisem. Zřídka se používá v písmech tohoto formátu, ale někdy má místo. Postskript informuje adresáta o některé významné události v životě organizace autora dopisu. Například: „P. S. Chtěl bych vás informovat, že procento zmetků v dávce surovin obdržených před 2 dny se zvýšilo na 19%! “
