Pokud se stalo, že jste nuceni podat stížnost, aby proti vám nebyly žádné stížnosti, ale zároveň neexistovaly žádné omluvy pro viníka, měli byste důkladně vypracovat text svého prohlášení. Stížnost s příkladem samotné poruchy nebo jednoduše s popisem toho, co se stalo, byla vždy vnímána lépe než jen text s abstraktními slovy o tom, „jak je všechno špatné“. Proto při přemýšlení o tom, co napsat, použijte následující plán.
Instrukce
Krok 1
Začněte zprávou. Může to vypadat jako běžná poznámka. V pravém horním rohu napište celé jméno osoby, kterou kontaktujete, uveďte její pozici nebo rozsah oprávnění. Ukážete tak, že jste si vědomi toho, s čím a s kým jednáte, a že to myslíte vážně.
Krok 2
Zadejte informace o sobě. Také si napište, jak se jmenujete, kde pracujete a jakou pozici zastáváte. Uveďte roli firmy nebo organizace, na kterou máte stížnost, například „stálý zákazník vašeho obchodu“nebo „vlastník ročního předplatného vaší publikace“. Nechte adresáta pochopit, že se musí urgentně vypořádat s vaším problémem, jinak společnost riskuje ztrátu stálého zákazníka.
Krok 3
Popište své stížnosti na organizaci. Doslovně ve 2–3 větách vyjádřete hlavní bod. Nenahrávejte text zbytečnými slovy, suchý a věcný - příčina nespokojenosti, datum a čas incidentu, kroky, které jste dříve podnikli k vyřešení situace.
Krok 4
Začněte popisovat situaci. Zde podrobně, v nejmenších detailech, popište vše, co se stalo. Stojí za to popsat vše, co se vám objeví v paměti, aby vyšetřování neřeklo, že „připisujete“své domněnky nebo pohádky. Uveďte vše, včetně emocí na tváři osoby, která stížnost způsobila, vůně a barvy věci, která vám nevyhovovala, atd.
Krok 5
Popište, co se děje postupně. Neměli byste převyprávět všechno, co se kolem vás dělo, chaoticky. Akce za akcí, recitujte sled událostí, ke kterým došlo. Pokud některá pasáž potřebuje komentáře, můžete je po popisu toho, co se stalo, uvést v závorkách.
Krok 6
Buďte ve svém dopise milí a diskrétní. Je docela možné, že šéfové, kterým je dopis adresován, se nevinili ničím a zvednuté tóny je jen rozčílí a nic dobrého z toho nebude. Na konci ještě jednou uveďte své souřadnice a nezapomeňte uvést, že čekáte na odpověď na váš dopis.
