Je obvyklé konstatovat nároky vůči organizacím a jejich zaměstnancům formou stížnosti, jedná se o druh prohlášení popisujícího situaci a podmínky, za kterých byla porušena nebo porušena práva žadatele, jakož i požadavek jednat proti žalobě ten, kdo se tohoto porušení dopustil. Odpověď na stížnost musí být sepsána kompetentně z právního hlediska. Správné složení vaší odpovědi na stížnost pomůže chránit vaše zájmy.
Instrukce
Krok 1
Nejprve, když obdržíte stížnost, přijměte ji a zaregistrujte, nezapomeňte uvést datum přijetí, jméno a pozici osoby, která ji obdržela. Poskytněte stěžovateli kopii samotné stížnosti, označenou a přijatou. Vezměte prosím na vědomí, že i když reklamaci nepřijmete, může vám ji žadatel jednoduše zaslat doporučenou poštou s potvrzením o přijetí. V zásadě to bude stačit k tomu, aby se mělo za to, že jste obdrželi nárok.
Krok 2
Při přípravě odpovědi na stížnost připravte písemné důkazy, které vaši pozici podpoří. Rekonstruujte také chronologické pořadí událostí uvedených v nároku. Následně může být vaše odpověď na stížnost použita u soudu jako důkaz vašeho postavení, proto se pokuste problém vyřešit pokojným způsobem a nabídněte klientovi nějakou odpověď v reakci na stížnost. Pokud problém nebude vyřešen a bude postoupen soudu, může vaše pozice pozitivně ovlivnit rozhodnutí soudu. Časový rámec pro reakci na reklamaci se obvykle stanoví při uzavření smlouvy. Je vaší odpovědností jakožto příjemce reklamace, abyste v této lhůtě obdrželi, zkontrolovali a písemně odpověděli.
Krok 3
V reakci na stížnost uveďte všechny informace nezbytné pro tento dokument, zejména:
napište název společnosti, registrační údaje a adresy odesílatele a příjemce stížnosti.
Krok 4
Uveďte povahu stížnosti. Pokud byl nárok zcela nebo částečně uspokojen, uveďte výši náhrady, dobu a způsob náhrady.
Krok 5
Pokud jste stížnosti odmítli vyhovět, uveďte důvody odmítnutí s odkazem na určité právní dokumenty, články zákona. Nezapomeňte zahrnout všechny dokumenty doprovázející vaši odpověď na stížnost.
